При получении дохода, подлежащему налогообложению, следует подать справку о полученном доходе в государственные органы. Для чего нужен этот документ? И кто подписывает эту справку?

Этот документ выдаётся работнику работодателем и содержит информацию о том, сколько этому работнику заплатили в течение определённого периода и какую сумму составили обязательные вычеты из его зарплаты, то есть налоги. Одним словом, это справка о том, сколько вы получаете «чистыми». подлежит налогообложению, и включает подробную информацию о денежных доходах или в натуральном виде. Все эти данные учитываются согласно главе 23 НКРФ.

Чтобы правильно её заполнить, следует соблюдать рекомендации, утверждённые приказом ФНС Российской Федерации, датированным 17.11.2010 года. Подробнее о заполнении справки можно узнать по .

Справка 2-НДФЛ содержит подробную информацию о:

• налоговых агентах;
• физических лицах;
• доходе;вычете;
• ставке;
• налоге.

По данной справке формируются сведения в разрезе:

• начисленного налога;
• удержанного;
• перечисленного.

ВАЖНО: При верном ведении учёта зарплаты получаются одинаковые значения в строках, включающих информацию о начисленном, перечисленном и удержанном налоге.

Если в справке 2-НДФЛ визуализируется переплата – это ошибка, допущенная предприятием. Организации в этих документах не уполномочены указывать уплаченные суммы выше необходимого. В случае переплаты требуется сделать возврат на лицевой счёт плательщика или учесть эту информацию в счёт будущих выплат по письменному заявлению, которое налогоплательщик должен подать в местном отделении налоговой службы.

Кем формируется?

Любое юридическое лицо (предприятие или индивидуальный предприниматель) должно фиксировать все важные документационные и налоговые моменты учёта, тем самым создав собственную учётную политику внутри предприятия. Обязательно правильное ведение документооборота внутри организации. Документационный состав включает в себя и бланки для учёта.
Правильный документооборот этих справок включает в себя следующие требования:

• соблюдение обязательной формы;
• соблюдение сроков подачи документа в контролирующие органы и на утверждение;
• определение должностного лица, отвечающего за правильное формирование.

В справке о налоге на доходы физ. лиц есть графа об уполномоченном подписать заполненную форму. В организациях и предприятиях на каждого штатного и внештатного сотрудника этот документ формирует уполномоченный работник бухгалтерии.

Кто получает?

Важно знать, что данная справка по второй форме может быть выдана только сотрудникам, принятым на свою должность по трудовому договору. Если в организацию обратился уже уволенный сотрудник с просьбой выдать документ, то его просьба должна быть удовлетворена. Справку выдают на общих основаниях, и в графе «дата» фиксируют подходящую на момент формирования.

Случается, что бывшему сотруднику также может понадобиться справка 2-НДФЛ за предыдущий период. В такой ситуации ему требуется обратиться в ИФНС, чтобы получить социальный или имущественный вычет за тот временной отрезок, который не превышает исковой давности.

Если бывший сотрудник потерял справку о налоге на доходы физических лиц, которая была в полном пакете документации, выданном при увольнении, то этот документ может быть выдан организации, в которую он пойдёт устраиваться, но только по её высланному запросу. Также этот же документ может быть выдан и самому бывшему сотруднику по его личному запросу, если он не устроился на новую работу.

Иностранным лицам 2-НДФЛ необходима для подтверждения факта погашения задолженности по налогам в Российской Федерации, и предоставления этой информации в стране по постоянному месту жительства. Стоит отметить, что в данном документе может отражаться информация об иностранных лицах.

Для этого в справке имеются такие строки, как:

• статус налогоплательщика;
• код нерезидента или квалифицированного иностранного работника;
• адрес в той стране, где проживает иностранец;
• гражданство.

Все сведения должны предоставляться полностью. Важно знать, что на начисление налога не влияет срок пребывания до 6 месяцев. Что касается статуса резидента, то информацию о нём указывают на конец периода по предоставленной справке о налоге на доходы физических лиц. Если статус был изменён – актуальна только последняя информация.

Кто подписывает?

Никакая документация, выдаваемая сотруднику или бывшему работнику на руки, и тем более отправляемая в органы, которые запрашивают эти документы, не имеет юридической силы, если она не подписана. Эта же информация имеется и в рекомендациях по внесению записей в графы справки, утверждённых приказом ФНС от 17.11.2010 года.

В организации 2-НДФЛ может быть отправлена как в единичном экземпляре, так и в большом количестве. Кто на предприятии обязан подписывать этот документ: начальство или сотрудники отдела бухгалтерии? Руководители крупных предприятий физически не имеют возможности подписывать документы внутреннего оборота. И иногда так происходит, что кабинет главного бухгалтера находится в другом городе от кабинета руководителя. А задержка выдачи справки не допустима, и на законодательном уровне за такие деяния предусмотрены меры ответственности.

ВАЖНО: Справка о налоге на доходы физических лиц – документ, относящийся не к бухгалтерии, а к налоговой. Это обозначает, что на данный документ не действует закон «О бухгалтерском учёте». Поэтому он может быть подписан не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Этот порядок закреплён и действует на справки от 2015 года и ранее.

Какие существуют документационные основания?

Чтобы делегировать возможность на подписи налоговой документации, руководителем должен быть издан и подписан приказ с подобающим текстом и перечнем должностных лиц, которые могут быть уполномоченными для данного деяния. Каждый указанный в перечне участник должен будет получить доверенность на возможность подписи налоговой документации. Далее в справке о налоге на доходы физических лиц фиксируются реквизиты доверенности.

ВАЖНО: Руководителю предприятия данная справка подписывается либо ним самим, либо доверенным лицом.

Для справок за период, включённый в 2010 – 2014 гг. рекомендовано указывать такие данные об агенте, уполномоченного подписать этот документ, как ФИО и наименование должности. Новые справки по форме 2015 года и позднее стало возможным подписывать двумя способами:

• налоговым агентом, уполномоченным подписывать документацию без доверенности (чаще всего это руководители);
• его уполномоченным представителем, указывающим реквизиты документа о праве на подписание документации.

Рядом с подписями должна быть их расшифровка. Стоит отметить, что до 2015 года было указание на то, какое конкретно должностное лицо должно подписывать. К этим уполномоченным лицам относились только руководитель предприятия и бухгалтер. Сегодня подписывают и агенты, и их уполномоченные представители.

Если ответственные за подпись, учтённые в перечне приказа, отсутствуют, руководитель должен определить сотрудников, которые могут быть допущены к этому деянию на определённый период. Такие ситуации возникают, когда ответственный заболел или находится в заслуженном отпуске.

При подписи справки уполномоченное лицо должно указать собственные данные. Приложением может послужить документ (приказ или распоряжение) с датой и номером, подтверждающий право на подпись документации. Если организация подлежит закрытию или ликвидации, справку формы 2-НДФЛ подписывает руководитель.

Изменения в новой справке

В декабре 2015 года образец был изменён. Новая форма может вызвать незначительные затруднения при заполнении ее граф, но наличие ошибок недопустимо. Поэтому рекомендуется внимательно отнестись к её заполнению.

Также в новой форме нет места для печати. Ранее справка о налоге на доходы физических лиц второй формы требовала заверение мокрой печатью. В 2015 году стали выпускать бланки без места для печати. Обязательное закрепление ею не предусмотрено, но наличие оттиска документ не испортит.

В 2016 году были внесены следующие изменения:

• Ведена новая форма.
• Увеличен перечень кодов статуса налогоплательщика и вычетов.
• Введена графа о фиксированных авансовых выплатах.
• Подпись документа возможна как агентом, так и его представителем.
• Внесена графа о внесении данных, свидетельствующих о праве на социальные вычеты.

Справки, оформляемые на людей с доходом, с которого по закону нельзя удерживать налог, подаются до марта следующего года. Изменений по порядку исчисления НДФЛ не было.

Какова ответственность за нарушения?

При неправильном заполнении справки и предоставлении в ней искажённых или заведомо ложных сведений возможна определённая ответственность, указанная в НК РФ. Предприятиям следует различать виды ответственности.

Так, если при подаче справки в налоговую инспекцию были указаны более высокие данные о доходе для организаций банком, то такое действие квалифицируется как мошенничество. Это карается ответственностью, указанной в статье 159 Уголовного Кодекса Российской Федерации. И если умысел не будет доказан, то заведомо ложные сведения, указанные на справке, отправленной в ИФНС, дают право налоговой инспекции прибавить эту сумму к уплате, одновременно осуществив дополнительные санкции.

ВАЖНО: Справку получают как работающие, так и бывшие сотрудники, а подписывают её только уполномоченные лица. В справке недопустимы исправления и указания неверных данных. При соблюдении всех рекомендаций по её заполнению, указанных в приказе от 30 октября 2015 года, сложностей по её составлению и выбору уполномоченного лица для подписи не возникнет.