В процессе работы отдела кадров документы скапливаются в большом количестве. И если фирма не маленькая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и возникает необходимость в уничтожении документов. Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, знают не все кадровики, поэтому предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций . Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30. Не лучше ли пустить эти деньги на что-то более продуктивное? Тем более, что процедура уничтожения документов не так уж и сложна .
Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах :
- закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
- правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
- приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
- приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
- постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).
Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры . Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:
- бумаги можно сжечь;
- порвать вручную;
- использовать шредер;
- сдать в пункт приёма макулатуры.
К сведению
Варианты : в первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.
Порядок уничтожения документов
Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать . Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:
Предварительные действия
- издаётся приказ о создании комиссии;
- создаётся экспертная комиссия;
- отбираются документы к уничтожению;
- составляется акт.
На основании акта документы можно уничтожать.
Комиссия по уничтожению документов
Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК)
. Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную. В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.
В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет . Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.
Как только с составом определились, готовим приказ . В приказе закрепляем:
- создание ЭК;
- состав комиссии.
С приказом знакомим всех членов комиссии.
Работа ЭК
Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.
Внимание!
Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года , в котором планируется уничтожение .
Нюанс : если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.
После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта .
Акт о выделении документов к уничтожению
Есть утверждённая форма такого акта (приложение №4 к Постановлению 03-33/пс). Её
актуальную версию
.
В документ методично нужно внести:
- гриф утверждения;
- название папки с делом или документа;
- даты начала и окончания дела;
- индекс по номенклатуре;
- количество томов или листов;
- срок хранения.
В конце акта обязательно должна стоять виза председателя комиссии!
После того, как акт заполнен и утверждён директором, все папки с делами и документы, перечисленные в акте, нужно поместить в отдельный шкаф или на отдельную полку . В любой момент их можно уничтожать.
Приказ об уничтожении документов
Это документ по основной деятельности, составляется он в произвольной форме . В приказ нужно внести:
- его дату и номер;
- основание (акт о выделении дел к уничтожению);
- распорядительную часть (назначить кого-то ответственным за уничтожение);
- способ и время уничтожения.
После визирования приказа руководителем можно приступать к уничтожению.
Акт об уничтожении документов
Акт об уничтожении является заключительным документом во всей процедуре избавления от ненужной макулатуры . Составляют его произвольно, утверждённой формы нет. Однако на оборотной стороне акта о выделении дел есть графы, куда вносится информация о физическом уничтожении.
Акт об уничтожении документов, образец которого , обязательно должен содержать:
- способ уничтожения;
- исполнителя;
- опись уничтоженных документов.
Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи.
Срок хранения актов об уничтожении документов
Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно . При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.
Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.
Заключение
Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что :
- документы точно больше не понадобятся;
- в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.
Внимание!
Важно: не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!